La maggior parte degli spazi di lavoro contiene documenti e informazioni sensibili devono finire nelle mani sbagliate. Un po’ di attenzione e alcune buone abitudini possono fare molto per mantenere tutto al sicuro.
Ecco 10+1 cose da tenere bene a mente.
1) Computer acceso e non bloccato
Quando lasci la tua scrivania, blocchi il computer per assicurarti che nessun altro possa guardare a cosa stai lavorando?
Sebbene non sia sempre pratico bloccare e chiudere costantemente le applicazioni, è necessario prestare particolare attenzione prima di lasciare una scrivania. Non solo per il rischio di un effettivo furto di informazioni, ma anche per non fare una cattiva impressione con CEO e manager che potrebbero passare in ufficio durante una temporanea assenza dalla propria postazione.
2) Post-it con informazioni sensibili
Come ricordarsi tutte le diverse password che si utilizzano giornalmente? Quale modo migliore per organizzarle se non annotarli tutti su uno o più post-it?
Sbagliato. Anche senza specificare esattamente a cosa servono quelle password, un criminale o un hacker potrebbe usarle per ottenere l’accesso ad account privati.
Non annotare le password da nessuna parte, soprattutto non sul display del tuo computer. Un gestore di password affidabile può tenere sotto controllo le tue password.
3) Documenti riservati
Note spese e contratti con i clienti sono due tipi di documenti che non dovrebbero essere lasciati fuori da tutti gli occhi. Le informazioni aziendali private e proprietarie sono il tipo di dati su cui un concorrente vorrebbe mettere le mani.
I documenti lasciati fuori a uffici chiusi, quando le società di pulizia o altri appaltatori esterni possono trovarsi nell’edificio, sono particolarmente a rischio.
Mettere tutti i documenti sensibili in un file o in un cassetto chiuso a chiave.
4) Documento dimenticato nella stampante
Quante volte hai stampato un documento con dati sensibili e poi hai dimenticato di recuperarlo dalla macchina?
Recuperare immediatamente tutti i documenti dalla stampante e conservarli in un luogo appropriato e sicuro.
Un valido metodo è quello di avere stampanti attivabili solo tramite badge, per ridurre al 50% il rischio: in questo caso, il problema sarebbe solo quello di allontanarsi prima che la stampante abbia finito di stampare.
5) Cestino
Il cestino o il cestino dei rifiuti è un altro luogo in cui i dipendenti commettono errori di sicurezza.
Considera cosa stai buttando via prima di lanciarlo. Molti documenti dovrebbero essere triturati (o quantomeno strappati in diverse parti) per motivi di privacy e sicurezza.
6) Smartphone lasciato sulla scrivania
Quali tipi di messaggi o altre informazioni potrebbero essere disponibili per qualcuno che prende in mano il tuo smartphone aziendale?
Porta con te il tuo smartphone quando ti allontani dalla scrivania. Tienilo sempre bloccato con un passcode forte per evitare compromissioni.
7) Chiavi e badge
Chiavi e badge aprono le porte di uffici, aree aziendali, stanze di archiviazione dei documenti e altro ancora. Portarli sempre con sé per evitare che qualcuno li rubi e acceda illecitamente in spazi off-limits: tra l’altro, utilizzando il tuo badge, la colpa ricadrebbe sulla tua negligenza.
8) Borsa incustodita e aperta
Cosa c’è nella tua borsa? Un portafoglio? Documenti aziendali sensibili? Un laptop? È probabile che questa borsa abbia un sacco di informazioni utili su cui i ladri vorrebbero mettere le mani.
Se la tua borsa contiene oggetti di valore, tienila con te o chiudila a chiave.
9) Facile accesso a file e cartelle
Un ladro motivato impiegherebbe pochi secondi per afferrare e scappare con i documenti lasciati in spazi di archiviazione non presidiati e non chiusi a chiave.
10) Chiavetta USB vulnerabile
Le chiavette USB possono contenere molte informazioni o preziosissimi database. Ci sono informazioni proprietarie che potrebbero essere preziose per un concorrente?
Tutto ciò che il ladro deve fare è afferrarlo e metterlo in tasca per scoprirlo.
Questo è uno dei motivi (oltre all’inoculazione di malware) per cui le chiavette USB non possono più essere utilizzate in molte aziende sensibili alle tematiche di protezione dei dati.
11) Lavagna con informazioni strategiche
Una lavagna a parete include nomi di un elenco di clienti, cifre finanziarie o un insieme di strategie per il futuro che potrebbero cadere nelle mani di un concorrente.
Usare le lavagne in modo appropriato e privato. Pulire le informazioni che potrebbero essere considerate sensibili.
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