Videosorveglianza & privacy nelle aziende: quali sono i limiti imposti dalla legge?

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Aziende, negozi e cittadini privati utilizzano spesso le telecamere per fini di sicurezza. Ma siamo sicuri che sia tutto consentito? Quali sono i limiti imposti dal rispetto della privacy a un sistema di videosorveglianza in un’azienda? Cos’è e chi è il titolare del trattamento dei dati personali e per cosa è responsabile dei mancati adempimenti?

In questo articolo chiariremo qual è il rapporto tra videosorveglianza, telecamere e privacy.

Telecamere e GDPR: quali sono gli adempimenti necessari?

Norme su norme, la nuova legge europea sulla privacy, il Gdpr, complica ancor di più il quadro normativo. Sono pochissimi i manager e i direttori che sono a conoscenza dei doveri connessi all’adozione di un sistema di videosorveglianza. E’ normale, il legislatore cambia spesso e impone una conoscenza non sostenibile per chi si occupa di mandare avanti un business.

Quali sono gli aspetti principali da considerare?

Videosorveglianza & privacy lavoratori

Uno dei casi più diffusi. Telecamere presenti in aree interne o esterne che riprendono lavoratori, anche saltuariamente. Anche in totale buonafede, cioè installando delle telecamere ai fini della sicurezza dei lavoratori (es. derivanti da esplosioni, ecc…), è necessario informarli dell’obiettivo e assicurare che non saranno utilizzate per fini di controllo.

Nello specifico, la videosorveglianza da parte di un’azienda deve essere attuata nel rispetto dello Statuto dei lavoratori (Legge 300/1970) e del Decreto legislativo in materia di protezione dei dati personali (D.lgs.101/2018).

L’attività non deve configurarsi come controllo a distanza dei lavoratori, ragion per cui può essere predisposta solo previo accordo collettivo stipulato con le rappresentanze sindacali o, in alternativa, previa autorizzazione dell’Ispettorato Nazionale Lavoro, ad eccezione dei casi giustificati da esigenze organizzative, produttive o di sicurezza.

Non vengono osservate queste norme? L’azienda, in caso di controlli (es. Guardia di Finanza) è soggetta a sanzioni amministrative e penali.

Conservazione delle immagini e dei filmati

Non possiamo conservare le immagini indefinitamente. La legge, a seconda dei casi prevede tempi di conservazione diversi.

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Documentazione videosorveglianza privacy da aggiornare

Un sistema di videosorveglianza comporta la presenza di una documentazione (non solo cartelli) che attesti finalità e tutto ciò che è previsto dalla legge. Sì, ma la documentazione va aggiornata in caso di variazioni del sistema tvcc e, anche in assenza di esse, per via dei cambiamenti legislativi.

La domanda è una: può un’azienda essere al corrente di tutto ciò che è necessario fare a livello normativo? La risposta è no, a meno che un’azienda vanti un professionista al proprio interno, competente e formato in materia di privacy.

Il titolare del trattamento dei dati personali: chi è?

Il titolare del trattamento dei dati personali è, a norma dell’art. 41f del codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. 196/2003, cosiddetta Legge sulla privacy), «la persona fisica, giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento dei dati personali ed agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza».

Il titolare è anche il soggetto che è giudicato responsabile per i mancati adempimenti.

Esternalizzazione delle competenze privacy, sì o no?

Sì, perché il costo rispetto a un dipendente esperto in materia è infinitamente più basso. Si tratta di intervistare e capire gli obiettivi della videosorveglianza di un’azienda, per costruire un sistema di videosorveglianza rispettoso delle norme e per questo non soggetto a sanzioni. Fare una checklist periodica per valutare eventuali aggiornamenti della documentazione.

L’ideale in questo senso è un’azienda esterna che, all’interno del suo team, abbia uno specialista di sicurezza, uno specialista di privacy e installatori di sistemi di sicurezza. In questo modo ci si dovrà interfacciare con un unico interlocutore in grado di seguire tutto il processo, senza gestire troppe figure e aziende.

Noi Sicurezza ha un team di professionisti che può supportare le aziende nella progettazione (e realizzazione) di un sistema di videosorveglianza che rispetti le normative privacy e che sia costantemente “compliant” nel tempo, sia da un punto di vista “legale” che di efficienza di utilizzo dell’impianto tvcc.

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